“ PENGARAHAN”

“ PENGARAHAN”

1.      Pendahuluan

Memberi pengarahan adalah fungsi atau tugas yang keempat dari pimpinan. Bila perencanaan pekerjaan sudah tersusun, struktur organisasi sudah ditetapkan dan posisi (Jabatan) dalam struktur organisasi atau perusahaan sudah terisi, berkewajibanlah pimpina untuk menggerakkan bawahan. Artinya memutar roda mesin perusahaan dan pengkoordinasian agar apa yang menjadi tujuan perusahaan dapat direalisasi. Menggerakkan bawahan inilah yang dimaksud dengan fungsi keempat dari pimpinan, yakni menggerakkan bawahan.

Sudah dimaklumi bahwa pemimpin itu adalah orang yang menghasilkan sesuatu melalui bawahannya. Bawahan hanya menghasilkan sesuatu yang diinginkan atasannya, bila atasan itu memerintah bawahan tersebut untuk berbuat atau tidak berbuat.  Jadi, jelaslah bahwa fungsi memberi perintah ialah fungsi yang berhubungan langsung dalam merealisasikan tujuan. Hampir seluruh hidupnya , dalam suatu organisasi, bawahan selalu perlu petunjuk dan bimbingan dari pimpinan maupun system organisasi, baik secara langsung maupun berdasarkan norma  yang telah tertulis . semakin besar frekuensi yang dibebankan kepada bawahan, cenderung semakin besar pula petunjuk operasional yang dioperasikannya. Meskipun pada praktiknya selama operasi, bawahan seolah-olah mampu mengerjakan pekerjaanya tanpa bantuan orang lain. Namun sebelum tindakan dilakukan, strategi teknik pelaksanaannya telah dipelajari secara matang, khususnya dari pimpinan kepada hierarki langsung bawahan yang bersangkutan.

2.      Pengertian Pengarahan

Pengarahan (Perintah) adalah suatu instruksi resmi dari seseorang atasan kepada karyawannya untuk mengerjakan atau untuk tidak melakukan sesuatu, guna merealisasikan tujuan dari sebuah perusahaan.

Suatu perintah harus datang dari pihak atasan kepada bawahan tidak boleh sebaliknya. Bawahan yang di perintah ini haruslah bawahan dari atasan yang bersangkutan, tidak boleh bawahan dari atasan yang lainnya, kecuali dalam sistem organisasi fungsional. Jadi atasan yang memberi perintah kepada bawahan itu haruslah atasan yang memiliki wewenang untuk atau atas pekerjaan itu sendiri. Sebagai wewenang atau hak khusus, maka dia mempunyai kekuatan sanksi, wewenang tanpa sanksi tidak ada gunanya. Suatu pengarahan dapat diberikan berbagai batasan. Batasan tersebut dapat bersifat umum maupun spesifik, bergantung pada frekuensi kerja dan motif usaha yang dikembangkan. Secara umum , pengarahan dapat diberikan batasan sebagai suatu proses pembimbingan, peemberian petunjuk, dan instruktur kepada bawahan agar mereka bekerj sesuai dengan rencana yang ditetapkan.Pengarahan mencakup berbagai proses operasi standar, pedoman dan buku panduan, bahkan manajemen berdasarkan sasaran (management by objective).

Salah satu unsur penting dari suatu perintah ialah bahwa perintah itu mempunyai tujuan akhir merealisasi tujuan perusahaan. Seorang sarjana besar berkata bahwa tujuan besar fungsi memberikan komando adalah mengkoordinasikan usahaberbagai unsur organisasi dengan cara yang seefektif mungkin untuk mencapai tujuan.[1]

3.      Jenis – Jenis Pengarahan (Perintah)

A.    Perintah Lisan

Tidak ada yang menolak adanya perintah lisan. Meskipun demikian, mereka tidak sependapat tentang suatu perintah dapat di berikan secar lisan. Dalam dua hal, yaitu:

a.       Tugas yang diperintahkan itu merupakan tugas yang sederhana, dan

b.      Dalam keadaan darurat,

c.       Bawahan yang di perintah sudah pernah mengerjakan perintah,

d.      Perintah itu dapat selesai dalam waktu yang singkat,

e.       Apabila dalam mengerjakan tugas itu ada kekeliruan, tidak akan membawa akibat yang besar,

f.       Apabila bawahan yang di perintah adalah buta huruf.

v Dampak Positif

·         Tidak membutuhkan banyak waktu untuk mempersiapkannya

·         Mempunyai kemungkinan untuk menjelaskan hal – hal yang kurang jelas

·         Dapat dipergunakan kepada banyak orang

v Dampak Negatif

·         Tidak ada persiapan sebelumnya

·         Perintah langsung di berikan

B.     Perintah Tertulis

Pada umumnya perintah tertulis dapat di berikan dalam hal – hal sebagai berikut:

a.       Pada pekerjaan yang sulit, memerlukan ketrampilan, keterangan detail, angka – angka yang pasti dan terperinci

b.      Bila pegawai yang diperintah berada di tempat lain

c.       Jika pegawai yang di perintah sering pula

d.      Jika tugas yang di perintah itu berlangsung dari suatu bagian ke bagian yang lain

e.       Jika dalam pelaksanaan perintah itu, kesalahn yang terjadi dapat menimbulkan akibat yang besar.

v Dampak Positif

·      Printah tertulis menyebabkan oarng yang menerima perintah mengetahui benar tanggung jawabnya

·      Perintah tertulis mudah diperiksa guna memelihara kebenaran

·      Merupakan cara terbaik untuk menjamin persamaan dan keserupaan pelaksanaan di seluruh organisasi.[2]

v Dampak Negatif

·      Memakan waktu yang cukup lama

·      Menelan biaya yang besar

·      Mengandung infleksibilitas

Selain dari pembagian perintah seperti yang terdapat di atas, maka perintah itu dapat pula digolongkan berdasarkan macam – macam situasi maupun penerima perintah, sebagai berikut :

1.      Demand

Hendaknya dihindarkan, kecuali dalam keadaan darurat atau luar biasa. Perintah semacam ini dapat memperoleh tindakan yang segera daripada pegawai yang luntur semangatnya. Dalam keadaan yang normal pemberian perintah semacam ini hanya akan menimbulkan suasana yang tegang.

2.      Request

                        Perintah semacam ini akan lebih berhasi jika di berikan kepada pegawai yang  berpengalaman.

3.      Suggestion

Kerapkali diberikan untuk mendorong timbulnya inisiatif, pula dalam hal kita menghadapi pegawai – pegawai yang kompeten dan pegawai – pegawai yang segera mau menerima tanggung jawab.

4.      Volunter

Diberikan kepada pegawai yang biasanya enggan untuk melaksanakannya, misalnya tugas – tugas pada waktu pegawai sedang beristirahat.

4.      Prinsip – Prinsip Pengarahan (Perintah)

a.         Perintah Harus Jelas

Selanjutnya, elemen “bagaimana”, menuntut penjelasan tentang segala sesuatu yang menyangkut soal tugas yang di berikan itu sejelasnya sehingga penerima perintah meras telah memperoleh fakta – fakta yang cukup untuk melaksanakan tugas yang serahkan kepadanya.[3]

b.        Perintah di Beri Satu Per Satu

Perintah yang terlalu banyak di berikan pada waktu yang sama, memberikan kesan yang tidak baik bagi si penerima perintah. Adalah lebih tepat jika perintah di berikan satu persatu, bahkan walaupun perintah itu mempunyai pertalian yang erat satu sama lain.

c.         Perintah Harus Positif

Apabila perintah menggunakan perintah yang positif, sebab dengan perintah positif, tegas, dan jelas apa yang harus di kerjakan oleh bawahan.

d.        Perintah Harus di Berikan Kepada Orang Yang Tepat

Mengapa Perintah itu harus di berikan pada orang yang tepat ? Karena mengingat pengetahuan dan pengalamannya sanggup melaksanakan tugas itu. Sesungguhnya bukan saja tergantung kepada pengetahuan dan pengalamannya, tetapi juga kepada kecukupan waktuserta peralatan yang tersedia untuk menyelesaikantugas tersebut.

e.         Perintah Harus Erat Dengan Motivasi

Setelah orang bekerja, pada umumnya mendapat balas jasa berupa material, tetapi bilamana motivasi hanya bersifat material saja, maka ada kecenderungan kendornya semangat kerja petugas.

f.          Perintah Satu Aspek Berkomunikasi

Pemberian komuniakasi harus berkenaan di hati bawahannya dan ia mau mengerjakan dan pemberia tugas itu tidak secara sewenang – wenang.

5        Tujuan Pengarahan

Secara umum tujuan pengarahan yang ingin dicapai pada satiap system persahaan maupun organisasi adalah sebagai berikut :

a.         Menjamin Kontinuitas Perencanaan

Suatu perencanaan ditetapkan untuk dijadikan pedoman normative dalam pencapaian tujuan. Pelaksanaan kerja yang baik akan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Suatu pengarahan dilakukan untuk menjamin kelangsungan perencanaan. Artinya perencanaan yang telah ditetapkan meskipun memiliki sifat fleksibel namun prinsip yang terkandung didalamnya harus tetap dijamin kontinuitasnya.

a.         Membudayakan Prosedur Standar

Dengan adanya pengarahan diharapkan bahwa prosedur kerja telah ditetapkan dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya sehingga lambat laun menjadi kebiasaan.

b.         Menghindari Kemangkiran yang Tak Berarti

Kemangkiran dapat diberikan batasan sebagai kondisi ketika seseorang tidak berada ditempat kerjanya diluar penyebab yang jelas dan tanpa pemberitahuan sebelumnya. Yang dimaksud disini adalah karyawan yang tidak masuk kerja seperti biasanya. Dengan adanya penerapan fungsi pengarahan ini dimaksudkan agar karyawan yang ada terhindar dari kemangkiran yang tak berarti.

c.          Membina Disiplin Kerja

Disiplin kerja menyangkut esensi dan eksistensinya sebagai karyawan. Pada dasarnya karyawan harus mempertanyakan pekerjaan rutinnya dan bagaimana melaksanakan tugas tersebut dengan sebaik-baiknya.

d.         Membina Motivasi yang Terarah

Membina motivasi yang terarah maksudnya karyawan melaksanakan pekerjaan sambil dibimbing dan diarahkan untuk menghindari kesalahan prosedur yang berdampak pada keluarannya.

6        Peran Komunikasi Dalam Pengarahan

Dalam suatu pengarahan dalam fungsi manajemen, komunikasi merupakan suatu hal yang sangat penting, karena komuniksi yang efektif  bagi para manajer adalah proses memulai mana fungsi-fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan dapat dicapai.  Selain itu komunikasi adalah kegiatan untuk para manajer mengarahkan dan mencurahkan sebagian besar proporsi waktunya.Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Dalam pengarahan mengharuskan manajer untuk berkomunikasi dengan bawahan agar tujuan kelompok dapat tercapai. Komunikasi sebagai suatu proses dengan orang-orang bermaksud memberikan pengretian-pengertian melalui pengiringan berita secara simbolis dapat menghubungkan para anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula.

Suatu komunikasi dapat diberikan beberapa batasan. Salah satunya batasan umum dan seringkali berlaku pada beberapa system organisasi adalah proses penyampaian informasi atau pengertian dari pengiriman pesan kepada penerima dengan menggunakan tanda dan symbol yang sama, baik yang bersifat oral maupun bukan oral (Siswanto,1998). Dalam hubungannya dengan struktur organisasi dapat mengalir secara :

1.      System Komunikasi Vertikal

System ini terjadi dan berlangsung dari atas maupun dari bawah. Komunikasi dari atas terjadi manakala manajer mengadakan komunikasi dengan para bawahannya dari jenjang hierarki yang lebih tinggi kejenjang yang lebih rendah dan sebaliknya.

2.      System Komunikasi Vertikal

Komunikasi ini terjalin antarderpatemen, unit, dan bagian dalam satu hierarki organisasi.

3.      System Komunikasi Diagonal

Komunikasi ini sebenarnya merupakan jalur komunikasi yang menggunakannya amat langka. Akan tetapi, dalaam kondisi tertentu sebenarnya amat penting, khususnya apabila para bawahantidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui media lainnya.

Ada 8 elemen penting menurut Stoner dan Wankel (1986 : 501-504) tersebut meliputi :

a.       Pengirim (sender atau source)

b.      Penyanding (encoding)

c.       Pesan (message)

d.      Saluran (channel)

e.       Penerima (receiver)

f.       Pengurai sandi (decoding)

g.      Gaduh (noise)

h.      Umpan Balik (feedback)

PENUTUP

Kesimpulan

Suatu perintah harus datang dari pihak atasan kepada bawahan tidak boleh sebaliknya.Bawahan yang di perintah ini haruslah bawahan dari atasan yang bersangkutan, tidak boleh bawahan dari atasan yang lainnya, kecuali dalam sistem organisasi fungsional. Jadi atasan yang memberi perintah kepada bawahan itu haruslah atasan yang memiliki wewenang untuk atau atas pekerjaan itu sendiri. Sebagai wewenang atau hak khusus, maka dia mempunyai kekuatan sanksi, wewenang tanpa sanksi tidak ada gunanya.

         Dalam suatu pengarahan dalam fungsi manajemen, komunikasi merupakan suatu hal yang sangat penting, karena komuniksi yang efektif  bagi para manajer adalah proses memulai mana fungsi-fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan dapat dicapai. 

                                                                                                                                                           

DAFTAR PUSTAKA

Siswanto, Dr. H.B.2005.Pengantar Manajemen.Jakarta : Bumi Aksara

Terry, Goerge R,2005.Principle Of  Management.Jakarta : Bumi Aksara

Mahullang, Muhammad.2003.Dasar – Dasar Manajemen.Yogyakarta : Gadjah Mada University Press

Pace, R.Wayne. Faules, Don F.2005.Komunikasi Organisasi. Bandung : Remaja Rosdakarya

Handoko, T.Hani.2003.Pengantar Manajemen. Yogyakarta : BPFE

                                          

TUGAS 2

1.             Mengapa Manajemen itu penting. Jelaskan ?

Jawab :   Pada dasarnya manusia adalah makhluk sosial yang tidak dapat memenuhi kebutuhannya sendiri tanpa bantuan orang lain dan merupakan sarana pendukung. Serta dalam mencapai sebuah tujuan tertentu, sangat penting bahwa manusia harus senantiasa memperhatikan kerjasama dengan manusia lain. Dengan mengerti mengenai Manajemen dan manusia secara rasional akan bertindak secara efektif dan efisien untuk mencapai sebuah tujuan yang optimal. Dengan adanya suatu manajemen itu, maka segala kegiatan yang akan di lakukan dapat dicapai dengan baik dan akan sejalan sesuai rencana yang telah di buat. Sehingga hal ini tidak membingungkan yaitu secara terarah dan mengurangi risiko yang idak di inginkan oleh sebuah instansi tersebut.

2.             Apa perbedaan manajemen masa lalu, sekarang dan masa yang akan datang ?

Jawab :   Manajemen dahulu digunakan untuk menghasilkan tenaga kerja yang berproduktifitas dan dipandang layaknya mesin yang mampu menghasilkan segala kebutuhan serta melakukan banyak penemuan. Sedangkan Manajemen sekarang lebih menekankan pentingnya perilaku dan sifat manusia di dalam lingkungan kerjanya untuk menciptakan keselarasan. Serta Manajemen akan datang lebih kepada menuntut eksistensi di bawah tekanan global, perubahan politik dan lingkungan serta kebijakan sosial suatu organisasi.

3.             Apa hubungan antara motivasi, kebutuhan dan keterdesakan ?

Jawab :   Motivasi merupakan upaya untuk menumbuhkan semangat dari dalam diri seseorang agar mau bekerja keras guna mencapai sebuah tujuan organisasi  melalui pemberian atau penyediaan pemuasan kebutuhan bagi para pekerja atau buruh tersebut yaitu berupa material ( gaji, bonus, upah, dll ). Dalam motivasi terdapat unsur Kebutuhan manusia yang umumnya tidak mungkin dapat dipenuhi seluruhnya dan dalam keadaan demikian maka manusia harus membuat skala prioritas guna menentukan kebutuhan yang harus di capai terlebih dahulu dan memenuhi kebutuhan berikutnya. Kebutuhan manusia tercipta karena adanya ketidakseimbangan fisiologis dan psikologis pada dirinya. Keterdesakanakan muncul ketika kita tidak mampu menyeimbangkan fisiologis dan psikologis seseorang dalam mencapai tujuan. Dalam situasi terdesak, tidak jarang manusia akan bertindak “gila” demi memenuhi kebutuhan tanpa motivasi awalnya.

4.             Bagaimana membangun sebuah organisasi yang kuat tanpa manajemen yang kuat ?

Jawab :   Didalam sebuah organisasi yang kuat tanpa memiliki suatu manajemen yang baik maka organisasi tersebutdi katakan tidak dapat bertahan lama atau organisasi tersebut akan mengalami kekacauan. Hal ini di sebabkan karena tidak mungkin sebuah organisasi mencapai tujjuan yang di inginkan atau lebih dari itu tanpa adanya manajemen organisasi yang baik. Organisasi yang kuat membutuhkan suatu perencanaan yang matang, pengelompokkan tugas – tugas, pengalokasian tugas, serta penyebaran Sumber Daya Manusia untuk mencapai tujuan – tujuan strategis. Penyebaran ini dicerminkan dalam pembagian tenaga kerja di sebuah organisasi atau perusahaan ke dalam departemen – departemen dan bagaimana seorang manajer dapat memastikan semua pekerjaan yang akan di kerjakan dengan sebagaimana mestinya. Mengevaluasi semua pekerjaan yang di kerjakan, apakah pekerjaan tersebut dapat mencapai tujuan atau tidak. Dari fungsi tersebut dapatt disimpulkan manajemen merupakan pondasi dari sebuah organisasi untuk mencapai tujuan serta agar organisasi terus berkembang.

5.             Apa kaitan antara Ilmu Manajemen dengan Gaya Manajemen Kepemimpinan dalam Manajemen dalam Struktur Organisasi Manajemen yang ada ?

Jawab :   Gaya kepemimpinan dalam sebuah organisasi sangat erat kaitannya dengan proses pengorganisasian dalam struktur organisasi kareana pengorganisasian termasuk dalam pembagian wewenang dan tugas demi mencapai sebuah organisasi tersebut. Gaya kepeninpinan sangat berperan dalam proses pelaksanaan tugas dan wewenang tersebut. Pemberian tugas dan wewenang yang berbeda berdasarkan tingkat keahlian dan speasialisasi dalam sebuah orgganisasi dari sanalah peran biaya kepemimpinan dalam sebuah organisasi untuk menjalan kan struktur organisasi secara efektif dan efisien demi mewujudkan suatu tujuan organisasi.

6.             Bagaimana pandangan Anda tentang Reward (imbalan) dan Punishment dalam kaitannya dengan disiplin kerja ?

Jawab :   Reward dan punishment membuat pekerja dapat lebih giat bekerja, merasa dihargai dan dapat bertanggung jawab, serta profesional terhadap pekerjaannya, sehingga dapat mempengaruhi kinerja serta produktifitas dalam bekerja menjadi cambuk semangat yang baik untuk kemajuan perusahaan itu sendiri.

7.             Apa yang salah dengan manajemen bangsa ini ?

Jawab :   Kesalahan pada manajemen Bangsa Indonesia lebih disebabkan karena maraknya Praktek KKN yang telah mengakar di Indonesia. Bahkan kebutuhan yang cenderung ditutup – tutupi, karena untuk mencapai jabatan yang di inginkan tanpa berpikir panjang, para pemimpin dan pejabat Negeri ini sibuk untuk melakukan kebohongan publik, sehingga rakyat terus meras di bohongi. Banyak orang cerdas di Negara Indonesia ini, akan tetapi mereka kurang di hargai dan para pemimpin hanya mengandalkan KKN untuk memperlancar urusan.

---

[1]  John Robert Beishline, OP. Cit., p. 258

[2] John Robert Beishline, op. Cit., p.260

[3] Edward C. Kellog, 1954, Beberapa petunjuk tentang pemberian perintah, dala Kepemimpinan dalam Perusahaan, Terjemahan Slamet Wijadi MA, Jakarta, Bharata, hlm. 65